ビジネスメールの書き方
英語でどのようにフォーマルなメールを書けばよいのでしょうか。ビジネスの視点でフォーマルなメールを書くケースがあります。受け手によい印象を与えるにはどうすればよいのでしょうか。当記事では、ビジネスメールの書き方についてかきます。
- 宛先：Begin with a greeting
- 感謝：Thank the recipient
- 目的：State your purpose
- 結び：Add your closing remarks
- 結辞：End with a closing
- 署名：Signature
- 記号：（：）（；）
挨拶：宛先： Begin with a greeting
宛先の方とフォーマルな関係であったり、クライアンとであれば、敬称＋ファミリーネームをつかいましょう。親しい間がらであれば、Hi ＋名 で大丈夫です
- Dear Mrs.Prince, とても丁寧
- Dear Jonson, 丁寧
- Hi Kelly, カジュアル
宛先が不明な場合は、以下のようにメールをうつことができます。
- To Whom it may concern,
- Dear Sir/Madam,
敬称：Mr/Mrs/Ms 相手が女性の場合は、Msには既婚、未婚の区別がないため使用する上で無難です。
感謝： Thank the recipient
いきなり用件に行く前に、メールにいたる過程を考慮して、完結に感謝を述べましょう。感謝を冒頭に述べることで、礼儀正しい印象をあたえることができます。
- クラインアントの問い合わせに対して
Thank you for contacting ABC company
- 誰かがメールを返信してくれた時
Thank you for your prompt reply ／ Thanks for getting back to me
目的：State your purpose
メールの目的を完結に述べましょう。誰もがメールの用件をはやく理解したいとおもっているため、短く、完結に書きましょう。文法、句読点、スペルも間違えないようにしましょう。
- Regarding your previous order...
- I am writing to enquire about …
- I am writing in reference to …
- I am sending the meeting minutes from yesterday's board meeting
転送するときのフレーズ
I am forwarding an email to our client. Please see below.
結び：Add your closing remarks
メールを送付する前に、感謝の表現をいれましょう。より、相手に礼儀ただしい印象を与えることができます。
- Thank you for your continued support
- Again, I appreciate your assistance with this project
- Thank you for your patience and cooperation
- Thank you for your consideration
- If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know”
- I look forward to hearing from you
結辞：End with a closing
最後の挨拶として、自分の名前の前に結辞をいれましょう。
- Best regards,
- Sincerely,
- Thank you,
- Sincerely yours, もっとも丁寧（アメリカ）
- Yours Sincerely, もっとも丁寧（イキリス）
Best wishes または Cheerは友達や親など親しい間がら以外はさけましょう。
署名：Signature
署名の順番ですが、氏名、役職、部署名、会社名となります。
コロン、セミコロン、スラッシュの使い方
記号：
コロン（：） リストや説明の前にいれます。
あまり多用するべきではありませんが、コロンの後は、「つまり、こういうこと」と補足説明する場合にもちいます。
-
Humans use five major senses: sight, hearing, smell, taste, and touch.
人間の五感：視覚、聴覚、嗅覚、味覚、触覚
- Johnson realized that her worst fear was coming true: her son was being sent to war.
コロンの後で、恐怖がなんだったのかを説明
セミコロン（；）
関係のある二つの文章をandを使わないで繋げるときに用います。セミコロンの後は大文字になりません。セミコロンの前と後では同じトピックについて述べられている必要があります。
-
Thousands of protesters showed up on the streets; they were shouting and carrying large posters.
-
I ordered a cheeseburger for lunch; life’s too short for counting calories.
-
Money is the root of all evil; I don’t believe the reverse is necessarily true.
-
Ken has gone to the library; Andrew has gone to play soccer.
スラッシュ（／）、及び他の記号 ＊、〒、【】
フォーマルには適さないのでビジネスメールでの使用はやめましょう。
以上、ビジネスメールの書き方になります。
